Manajemen rekod atau kearsipan merupakan salah satu peminatan atau bidang konsentrasi yang ada di program studi S1 Ilmu Perpustakaan, bersama dengan literasi sekolah dan manajemen informasi. Masifnya perkembangan dunia kearsipan dan terbatasnya literatur serta ahli yang membahas tentangnya mendorong program studi S1 Ilmu Perpustakaan Universitas Negeri Malang mengadakan loka karya dengan mengundang ahli sekaligus praktisi di bidang tersebut.
Loka karya ini bertajuk Workshop dan Focused Group Discussion Kearsipan S1 Ilmu Perpustakaan 2023 dengan fokus pada dasar-dasar kearsipan serta penguatan penelitian mahasiswa. Kegiatan ini diselenggarakan pada hari Kamis, 13 Juli 2023 dan bertempat di Aula AVA, Gedung D14 Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang.
Kegiatan dibuka dengan menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya yang dilanjutkan dengan pemberian cinderamata dan sambutan dari Dekan Fakultas Sastra, Dr. Moch. Syahri, S.Sos, M.Si., serta Koordinator Progam Studi Ilmu Perpustakaan, Moh. Safii , S.Kom, M.Hum. Dalam sambutannya, keduanya mengucapkan terima kasih kepada para mahasiswa yang telah menyempatkan waktunya dan berharap pertemuan ini dapat memberikan bekal mengenai arsip yang diperoleh langsung dari pengalaman ahlinya dan bisa dijadikan referensi untuk magang maupun penelitian.
Acara yang diikuti mahasiswa dari angkatan 2019,2020, dan 2021 ini pun dilanjutkan dengan acara utama berupa paparan materi oleh Bapak Niko Grataridarga, S.Hum., M.Hum., yang merupakan dosen progam studi Manajemen Rekod dan Arsip di Vokasi Universitas Indonesia. Sesi ini dipandu oleh Ibu Amalia Nurma Dewi, M.Hum.
Dalam paparannya, Bapak Niko yang juga aktif di Ikatan Arsiparis Indonesia menyampaikan banyak materi seputar kearsipan, antara lain pengertian, nilai guna, sejarah, penilaian, jenis, karakteristik, model, dan pengelolaan arsip. Tak hanya berupa paparan, acara yang diikuti sekitar 35 orang ini juga diimbangi dengan sesi sharing maupun tanya jawab.
Para peserta pun sangat antusias dalam menggali informasi kepada pemateri yang juga menjabat sebagai Kepala Pusat Data dan Informasi di Vokasi UI tersebut. Beberapa topik dibahas secara mendalam, seperti contoh kasus, macam-macam istilah kearsipan, ilmu-ilmu yang linier, serta rekomendasi literatur dan riset.
Sebelum ditutup dengan sesi dokumentasi, loka karya ini menghasilkan kesimpulan bahwa arsip merupakan benda dengan nilai guna dan memori kolektif yang terdiri dari arsip dinamis dan statis. Pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan sebuah lembaga atau instansi dalam membuat keputusan atau sekadar menilik sejarah. Banyaknya ilmu yang beririsan juga menjadikan kearsipan sebagai ilmu multidisiplin yang dapat diteliti dari berbagai aspek.